Prípadová štúdia: ako Esthetic Clinic nahradila ručné exporty dátovým skladom v Azure
Klinika vyhodnocovala výkon lekárov ručne z exportov. Ako dátový sklad v Azure priniesol obrat, výkon lekárov a konverziu odporúčaní na jedno miesto.
Ing. Richard Böhmer
- Klient: Esthetic Clinic by Dr. Sandra, Bratislava - klinika estetickej medicíny s dvadsaťročnou históriou
- Odvetvie: zdravotníctvo
- Rozsah: celá klinika vrátane všetkých lekárov, spolupráca od roku 2023
- Riešenie: dátový sklad v Microsoft Azure, finančný a výkonový reporting, API integrácie
Východisková situácia
Klinika rástla a s ňou aj počet lekárov, výkonov a klientov. Všetky dôležité informácie existovali - v ambulantnom systéme HealthPro, v účtovníctve, v spätnej väzbe od klientov. Problém bol v tom, ako sa k nim vedenie dostávalo.
Výsledky všetkých lekárov, konverzia odporúčaní a spokojnosť klientov sa vyhodnocovali ručne z exportov. Niekto musel dáta vytiahnuť, preniesť do tabuľky, spojiť s inými zdrojmi a spočítať - takmer celý pracovný deň, každý mesiac znova. Výsledkom bol prehľad, ktorý bol v momente dokončenia už týždne starý, a otázky typu „koľko klientov k nám tento kvartál prišlo na odporúčanie?” nemali rýchlu odpoveď.
Kliniku vediem už dve desaťročia a dlho sme výsledky vyhodnocovali ručne z exportov a tabuliek.
- MUDr. Alexandra Rozborilová, PhD., zakladateľka kliniky
Čo sme navrhli
Namiesto ďalšej, lepšej tabuľky sme navrhli dátový základ, ktorý sa aktualizuje sám:
1. Dátový sklad v Microsoft Azure
Centrálne úložisko, do ktorého sa automatizovane exportujú dáta z HealthPro. Dáta sa čistia, zjednocujú a ukladajú s históriou, takže sa dajú porovnávať medzi mesiacmi aj rokmi bez toho, aby niekto čokoľvek kopíroval ručne.
2. Finančný a výkonový reporting
Nad skladom vznikli reporty, ktoré odpovedajú na otázky vedenia:
- celkový obrat kliniky a jeho vývoj v čase,
- obrat a výkon po jednotlivých lekároch,
- štatistiky estetických výkonov - ktoré výkony rastú, ktoré stagnujú, aká je ich skladba.
3. Analýza spätnej väzby a konverzie odporúčaní
Pre kliniku, kde veľká časť nových klientov prichádza na odporúčanie, je konverzia odporúčaní kľúčové číslo. Dnes sa počíta automaticky, spolu s analýzou spokojnosti klientov.
4. API integrácie a analýzy pre marketing
Na dátový základ sme napojili automatické odosielanie SMS cez API a pripravili custom analýzy pre marketing - nad reálnymi dátami o výkonoch a klientoch, nie nad odhadmi.
Čo sa zmenilo
- Z takmer celého dňa ručnej práce mesačne je nula - prehľad sa generuje automaticky.
- Konverzný pomer odporúčaní sa počíta automaticky, bez ručnej práce.
- Vedenie vidí obrat kliniky aj výkon jednotlivých lekárov na jednom mieste - aktuálne, nie s mesačným oneskorením.
- Marketing pracuje s reálnymi dátami o výkonoch a klientoch.
- Výkon všetkých lekárov je porovnateľný na jednom mieste.
- Spolupráca trvá od roku 2023 a riešenie sa priebežne rozširuje.
RBH Technology nám postavilo dátový sklad v Azure a dnes vidím obrat kliniky, výkon jednotlivých lekárov a aj to, koľko klientov k nám prichádza na odporúčanie - všetko automaticky a aktuálne. Richard a jeho tím rozumejú medicínskemu prostrediu, riešenia navrhujú citlivo k dátam pacientov a hovoria jazykom, ktorému rozumie aj lekár, nielen IT.
- MUDr. Alexandra Rozborilová, PhD., zakladateľka Esthetic Clinic, Bratislava
Čo je na tomto projekte prenositeľné
Esthetic Clinic nie je výnimočná tým, že mala dáta v exportoch - to má väčšina firiem. Výnimočná je tým, že sa rozhodla prestať ich spracovávať ručne. Rovnaký prístup funguje v každej organizácii, kde:
- informácie vznikajú v odbornom systéme (ambulantný, ERP, CRM, rezervačný), ktorý nemá dobrý reporting,
- vedenie potrebuje vidieť výkon po ľuďoch, pobočkách alebo službách,
- s dátami sa pracuje citlivo - zdravotníctvo, financie, právo.
Práca s dátami pacientov si vyžaduje osobitnú pozornosť: prístupové práva, minimalizáciu údajov v reportoch a jasné pravidlá, kto čo vidí. To bolo súčasťou návrhu od začiatku, nie dodatok.
Viac o tom, kedy sa oplatí prejsť z Excelu na dátový sklad, nájdete v článku Dátový sklad alebo Excel? a o celkových nákladoch v článku Koľko stojí dátový sklad alebo BI projekt.
Vyhodnocujete výkon aj vy ručne z exportov? Pozrite si naše dátové sklady a BI alebo nám napíšte - na úvodnej konzultácii prejdeme, čo by u vás dávalo zmysel ako prvé.